Спецпроекты

Цифровизация Внедрения Импортонезависимость

Решения по автоматизации документооборота компании «Диджитал дизайн» вносят вклад в развитие российского футбола

Компания «Диджитал дизайн» внедрила систему документационного управления «Приоритет» на базе российской платформы Docsvision для ФК «Локомотив» – трехкратного чемпиона России по футболу и девятикратного обладателя Кубка России. Об этом CNews сообщили представители «Диджитал дизайн».

В структуру ФК «Локомотив» входят топовые мужская и женская команды, клубная академия, развитая спортивная инфраструктура, включающая современные арены, футбольные поля, тренировочную базу и другие объекты.

Внедрение СДУ «Приоритет» автоматизировало документооборот ФК «Локомотив» на уровне от исполнителей до руководителей всех направлений: тренерского штаба и медицинского персонала, юридической, финансовой, инженерной служб, подразделений, отвечающих за закупки и безопасность. Ежедневно система обеспечивает стабильную работу до 300 пользователей, включая 150 одновременно подключающихся сотрудников и 30 пользователей автоматизированных рабочих мест руководителей для планшетных устройств.

СДУ «Приоритет» была выбрана ФК «Локомотив» как решение, наиболее соответствующее ожиданиям компании к удобству, качеству и надежности сопровождения бизнес-процессов, а также как система, включенная в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных.

Важным условием при реализации проекта была необходимость сохранения и миграции данных из прошлой системы. В общей сложности было перенесено около 6000 входящих, 5000 исходящих и более 20 тыс. внутренних документов.

Руководитель подразделения «Документооборот» ФК «Локомотив» Арина Ильина: «В ФК “Локомотив” мы стремимся к высшим спортивным результатам, которые могут быть достигнуты только при слаженной работе всех подразделений. Каждый день мы работаем с более чем 70 документами и 400 поручениями. Мы рады, что СДУ “Приоритет” вывела наш документооборот на качественно новый уровень в едином электронном пространстве и позволила сохранить весь накопленный ранее объем документов».

«В ходе внедрения СДУ “Приоритет” в ФК “Локомотив” мы детально проработали с подразделениями клуба более 30 бизнес-процессов. Благодаря гибкости нашей системы в 100% случаев были реализованы решения, полностью соответствующие ожиданиям заказчика», — сказал руководитель проекта ЗАО «Диджитал дизайн» Никита Афонин.

Внедрение СДУ «Приоритет» позволило ФК «Локомотив» достичь поставленных целей:

Создание единого электронного документационного пространства

Реализованы различные рабочие места в зависимости от функционала сотрудников: веб-приложение, десктоп-клиент и мобильные рабочие места для планшетных устройств. Внедрены решения по работе с внутренними, внешними и исходящими документами, включая их регистрацию, согласование, контроль исполнения и иные действия, обеспечивающие взаимодействие между различными подразделениями. Проведен тщательный инструктаж пользователей и технического персонала.

Контроль, информационная поддержка и сокращение временных затрат

Созданы маршруты документов и поручений, позволяющие в каждой точке обозначить статус документа. Реализована возможность фильтрации и поиска регистрационных карточек и карточек заданий по параметрам. Внедрено сканирование документов с автоматическим прикреплением к регистрационной карточке.

Оперативность принятия решений

Предусмотрено использование электронной подписи (ЭП) и усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) в соответствии с федеральными требованиями. Пользователи получают уведомления о новых задачах, приближении срока исполнения, визировании документа и иных событиях. Реализована возможность делегирования полномочий.

Надежность и доступность СЭД

Система обеспечивает ежедневное круглосуточное функционирование с возможностью регулярного резервного копирования. Предусмотрена интеграция с внешними системами. Обеспечена возможность масштабирования при увеличении количества пользователей, процессов, объема накопленных файлов и иных изменениях.

Короткая ссылка